Начальник управления: Годула Любовь Алексеевна
+7 (8793) 97-34-25
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ:
Основными задачами Управления являются:
- обеспечение текущего и перспективного планирования работы администрации города;
- обеспечение документооборота по обращениям юридических и физических лиц, обращающихся в адрес администрации города Пятигорска;
- координация работы всех структурных подразделений в части организации обмена электронными документами во внутреннем документообороте;
- выполнение контрольных функций, направленных на соблюдение своевременного выполнения сроков, отведенных на рассмотрение корреспонденции, надлежащее техническое исполнение, подготавливаемых структурными подразделениями администрации города документов;
- организация работы по учету избирателей (участников референдума), проживающих на территории муниципального образования города-курорта Пятигорска;
- обеспечение организации мероприятий по оказанию содействия в подготовке и проведении на территории муниципального образования города-курорта Пятигорска избирательных кампаний и референдумов всех уровней;
- организационно-протокольное обеспечение подготовки и проведения совещаний, рабочих поездок, торжественных приемов, церемоний, встреч, презентаций и других мероприятий, проводимых с участием главы города Пятигорска или по его поручению;
- рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в администрации города Пятигорска.
ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ:
Управление, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:
- разрабатывает и согласовывает в установленном порядке проекты правовых актов администрации города Пятигорска, готовит проекты иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
- рассматривает по поручению главы города Пятигорска, заместителей главы администрации города Пятигорска, обращения юридических и физических лиц по вопросам отнесенным к компетенции Управления;
- обеспечивает организационную подготовку и проведение мероприятий, проводимых главой города Пятигорска или по его поручению, осуществляет по итогам их проведения подготовку протокольных поручений и контроль за их выполнением;
- разрабатывает проекты программ и ежемесячного плана мероприятий с участием главы города Пятигорска, проводимых на территории города-курорта Пятигорска;
- организует ведение протокола совещаний администрации города Пятигорска и еженедельных совещаний главы города Пятигорска;
- разрабатывает и оформляет поздравительную продукцию от имени главы города Пятигорска, презентационную и сувенирную продукцию, осуществляет контроль за её изготовлением;
- обеспечивает документооборот обращений юридических и физических лиц, корреспонденции надзорных инстанций, обращений и запросов депутатов Думы Ставропольского края, нормативных правовых актов Правительства Ставропольского края и другой корреспонденции, поступившей по каналам почты, электрической связи, информационным системам общего пользования и нарочно;
- проводит регистрацию в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее - СЭДД «Дело») документов, поступивших в адрес администрации города, обеспечивая перевод входящих и исходящих документов на бумажных носителях в электронный вид;
- обеспечивает поступление и визирование документации главой города Пятигорска и заместителями главы администрации города, в соответствие с распределением должностных полномочий в администрации города Пятигорска;
- осуществляет работу по направлению адресатам исходящей корреспонденции посредством СЭДД «Дело», ФГУП «Почта России» и нарочно;
- составляет аналитические сводки и отчеты о ходе исполнения поступивших документов, регулярно подготавливает информацию о сроках исполнения и доводит ее до сведения исполнителей, руководителей структурных подразделений администрации города, заинтересованных организаций и лиц;
- организует и осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями администрации города постановлений, распоряжений и поручений вышестоящих органов государственной власти и управления, решений Думы города Пятигорска, выполнение которых возложено на администрацию города;
- формирует и осуществляет развитие комплексной системы документооборота корреспонденции юридических и физических лиц с использованием СЭДД «Дело» в подразделениях администрации города;
- осуществляет контроль за оформлением в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и требованиями ГОСТ документов, подготавливаемых структурными подразделениями администрации города;
- ежемесячно проводит анализ запланированных социально-значимых мероприятий, проводимых на территории города для информирования аппарата Правительства Ставропольского края;
- принимает участие в разработке проектов перспективных и текущих планов работы администрации города, осуществляет контроль за предоставлением и обеспечивает обобщение квартальных планов работы администрации города;
- ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий администрации и направляет предложения по включению городских мероприятий в календарный план мероприятий, проводимых аппаратом Правительства Ставропольского края;
- осуществляет еженедельный сбор и обобщение текущих планов работы структурных подразделений администрации города;
- организует работу по сбору и систематизации информации о юбилейных, знаменательных и памятных датах города Пятигорска для включения в Календарь государственных праздников Российской Федерации, памятных дат и знаменательных событий Ставропольского края на предстоящий год;
- проводит работу по ежемесячному составлению графика дежурств руководящих работников администрации города и направлению информации в адрес ответственного лица аппарата Правительства Ставропольского края, курирующего город Пятигорск;
- ведет регистрацию (учет) избирателей, участников референдума, проживающих на территории города-курорта Пятигорска, обеспечивает взаимодействие администрации города с органами, осуществляющими регистрацию граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, органами записи актов гражданского состояния; судами; органами, осуществляющими воинский учет, с воинскими частями, осуществляющими регистрацию военнослужащих, членов их семей и других избирателей, проживающих в пределах расположения воинской части;
- обеспечивает условия для соблюдения требований к защите информационных ресурсов администрации города от несанкционированного доступа, для эксплуатации специальных программно-технических средств защиты персональных данных, а также организационных мер защиты информационных систем, обрабатывающих информацию с ограниченным доступом;
- представляет информацию о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля начальнику управления, с внесением предложений по привлечению должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении контрольных документов к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;
- оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям администрации города при внедрении в практику их работы системы электронного документооборота;
- оказывает в установленном порядке, содействие избирательным комиссиям, комиссиям референдумов по подготовке и проведению выборов в федеральные органы государственной власти, выборов в Государственную Думу Ставропольского края, референдумов РФ и Ставропольского края;
- систематически изучает, обобщает и использует в работе передовой опыт по организации единого документационного пространства, оказывая содействие в совершенствовании обмена документами в электронной форме, технологии работы и осуществления контроля за исполнением документов и поручений в соответствии с ГОСТ;
- организует прием граждан главой города Пятигорска, заместителями главы администрации города Пятигорска и работниками сектора по работе с обращениями граждан в специально выделенных для данных целей помещениях администрации города Пятигорска;
- обеспечивает централизованный учет обращений граждан;
- готовит на основе анализа и обобщения обращений граждан предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы;
- осуществляет организационно-методическое взаимодействие с аппаратом Правительства Ставропольского края, органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления, расположенными на территории Ставропольского края и структурными подразделениями администрации города Пятигорска;
- представляет необходимые материалы в целях освещения в средствах массовой информации, итогов рассмотрения обращений граждан.
Положение об организационно-протокольном управлении администрации города Пятигорска
