Версия для слабовидящих Аа
Суббота
24 Июня 2017

Организационно-протокольное управление

godula

Начальник управления: Годула Любовь Алексеевна

+7 (8793) 97-34-25


ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ УПРАВЛЕНИЯ:

Основными задачами Управления являются:

  1. обеспечение текущего и перспективного планирования работы администрации города;
  2. обеспечение документооборота по обращениям юридических и физических лиц, обращающихся в адрес администрации города Пятигорска;
  3. координация работы всех структурных подразделений в части организации обмена электронными документами во внутреннем документообороте;
  4. выполнение контрольных функций, направленных на соблюдение своевременного выполнения сроков, отведенных на рассмотрение корреспонденции, надлежащее техническое исполнение, подготавливаемых структурными подразделениями администрации города документов;
  5. организация работы по учету избирателей (участников референдума), проживающих на территории муниципального образования города-курорта Пятигорска;
  6. обеспечение организации мероприятий по оказанию содействия в подготовке и проведении на территории муниципального образования города-курорта Пятигорска избирательных кампаний и референдумов всех уровней;
  7. организационно-протокольное обеспечение подготовки и проведения совещаний, рабочих поездок, торжественных приемов, церемоний, встреч, презентаций и других мероприятий, проводимых с участием главы города Пятигорска или по его поручению;
  8. рассмотрение обращений граждан и организация личного приема граждан в администрации города Пятигорска.

ФУНКЦИИ УПРАВЛЕНИЯ:

Управление, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:

  1. разрабатывает и согласовывает в установленном порядке проекты правовых актов администрации города Пятигорска, готовит проекты иных документов по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;
  2. рассматривает по поручению главы города Пятигорска, заместителей главы администрации города Пятигорска, обращения юридических и физических лиц по вопросам отнесенным к компетенции Управления;
  3. обеспечивает организационную подготовку и проведение мероприятий, проводимых главой города Пятигорска или по его поручению, осуществляет по итогам их проведения подготовку протокольных поручений и контроль за их выполнением;
  4. разрабатывает проекты программ и ежемесячного плана мероприятий с участием главы города Пятигорска, проводимых на территории города-курорта Пятигорска;
  5. организует ведение протокола совещаний администрации города Пятигорска и еженедельных совещаний главы города Пятигорска;
  6. разрабатывает и оформляет поздравительную продукцию от имени главы города Пятигорска, презентационную и сувенирную продукцию,  осуществляет контроль за её изготовлением;
  7. обеспечивает документооборот обращений юридических и физических лиц, корреспонденции надзорных инстанций, обращений и запросов депутатов Думы Ставропольского края, нормативных правовых актов Правительства Ставропольского края и другой корреспонденции, поступившей по каналам почты, электрической связи, информационным системам общего пользования и нарочно;
  8. проводит регистрацию в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее - СЭДД «Дело») документов, поступивших в адрес администрации города, обеспечивая перевод входящих и исходящих документов на бумажных носителях в электронный вид;
  9. обеспечивает поступление и визирование документации главой города Пятигорска и заместителями главы администрации города, в соответствие с распределением должностных полномочий в администрации города Пятигорска;
  10. осуществляет работу по направлению адресатам исходящей корреспонденции посредством СЭДД «Дело», ФГУП «Почта России» и нарочно;
  11. составляет аналитические сводки и отчеты о ходе исполнения поступивших документов, регулярно подготавливает информацию о сроках исполнения и доводит ее до сведения исполнителей, руководителей структурных подразделений администрации города, заинтересованных организаций и лиц;
  12. организует и осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями администрации города постановлений, распоряжений и поручений вышестоящих органов государственной власти и управления, решений Думы города Пятигорска, выполнение которых возложено на администрацию города;
  13. формирует и осуществляет развитие комплексной системы документооборота корреспонденции юридических и физических лиц с использованием СЭДД «Дело» в подразделениях администрации города;
  14. осуществляет контроль за оформлением в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и требованиями ГОСТ документов, подготавливаемых структурными подразделениями администрации города;
  15. ежемесячно проводит анализ запланированных социально-значимых мероприятий, проводимых на территории города для информирования аппарата Правительства Ставропольского края;
  16. принимает участие в разработке проектов перспективных и текущих планов работы администрации города, осуществляет контроль за предоставлением и обеспечивает обобщение квартальных планов работы администрации города;
  17. ежемесячно составляет календарный план основных мероприятий администрации и направляет предложения по включению городских мероприятий в календарный план мероприятий, проводимых аппаратом Правительства Ставропольского края;
  18. осуществляет еженедельный сбор и обобщение текущих планов работы структурных подразделений администрации города;
  19. организует работу по сбору и систематизации информации о юбилейных, знаменательных и памятных датах города Пятигорска для включения в Календарь государственных праздников Российской Федерации, памятных дат и знаменательных событий Ставропольского края на предстоящий год;
  20. проводит работу по ежемесячному составлению графика дежурств руководящих работников администрации города и направлению информации в адрес ответственного лица аппарата Правительства Ставропольского края, курирующего город Пятигорск;
  21. ведет регистрацию (учет) избирателей, участников референдума, проживающих на территории города-курорта Пятигорска, обеспечивает взаимодействие администрации города с органами, осуществляющими регистрацию граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, органами записи актов гражданского состояния; судами; органами, осуществляющими воинский учет, с воинскими частями, осуществляющими регистрацию военнослужащих, членов их семей и других избирателей, проживающих в пределах расположения воинской части;
  22. обеспечивает условия для соблюдения требований к защите информационных ресурсов администрации города от несанкционированного доступа, для эксплуатации специальных программно-технических средств защиты персональных данных, а также организационных мер защиты информационных систем, обрабатывающих информацию с ограниченным доступом;
  23. представляет информацию о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля начальнику управления, с внесением предложений по привлечению должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении контрольных документов к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;
  24. оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям администрации города при внедрении в практику их работы системы электронного документооборота;
  25. оказывает в установленном порядке, содействие избирательным комиссиям, комиссиям референдумов по подготовке и проведению выборов в федеральные органы государственной власти, выборов в Государственную Думу Ставропольского края, референдумов РФ и Ставропольского края;
  26. систематически изучает, обобщает и использует в работе передовой опыт по организации единого документационного пространства, оказывая содействие в совершенствовании обмена документами в электронной форме, технологии работы и осуществления контроля за исполнением документов и поручений в соответствии с ГОСТ;
  27. организует прием граждан главой города Пятигорска, заместителями главы администрации города Пятигорска и работниками сектора по работе с обращениями граждан в специально выделенных для данных целей помещениях администрации города Пятигорска;
  28. обеспечивает централизованный учет обращений граждан;
  29. готовит на основе анализа и обобщения обращений граждан предложения об устранении причин, порождающих обоснованные жалобы;
  30. осуществляет  организационно-методическое взаимодействие с аппаратом Правительства Ставропольского края, органами исполнительной власти края, органами местного самоуправления, расположенными на территории Ставропольского края и структурными подразделениями администрации города Пятигорска;
  31. представляет необходимые материалы в целях освещения в средствах массовой информации, итогов рассмотрения обращений граждан.

Положение об организационно-протокольном управлении администрации города Пятигорска

 


Теги

От первого лица

Лев Травнев, Глава города Пятигорска

«Ресурсы были существенно ограничены, но город не стоял на месте, он продолжал развиваться. Сохранился устойчивый естественный прирост населения на фоне сокращения миграционных потоков. Эта тенденция последних пяти лет является объективным показателем того, что Пятигорск - город, в котором люди раскрывают свой человеческий и профессиональный потенциал, реализуют свои идеи и проекты.»

Подробнее